沪商院办〔2012〕11号

关于印发《上海商学院外事接待管理办法》的通知

各部门：
    现将《上海商学院外事接待管理办法》印发给你们，请认真贯彻执行。
 

                                                                 上  海  商  学  院
                                                                 二○一二年一月八日

上海商学院外事接待管理办法
（试行稿）

为进一步规范我校外事接待管理，做好工作，特制定本办法。
 第一条  邀请国（境）外人员来访的申报审批程序
 （一）凡以学校名义邀请的国（境）外代表团、国际知名人士等来校访问，一般由校长办公室（外事办）在拟请外宾来访前十个工作日向分管校领导提交外事活动报批单，经同意后发出邀请函；
 （二）学校各二级学院、各部门邀请国（境）外人士来校参观、考察、访问、讲学、合作科研和参加会议等，应在外宾来校前十个工作日向外事办提交书面申请，申请中需包括来访事由、来访人员职位姓名和接待初步安排和预算等；外事办在接受申请后的五个工作日内向分管校领导请示，并对申请予以答复。
 第二条  组织接待
 （一）由学校邀请并由校长办公室（外事办）经费接待的外宾，经审批同意后，由外事办负责办理相关手续并统筹安排，邀请校领导和相关部门负责人出席。学校的外事接待如涉及讲学、参观、座谈等事宜，校内各二级学院、部门应予以协助安排；
 （二）由境外团体或个人直接与校内各二级学院、部门联系的外事来访，各二级学院和部门需在外事活动前十个工作日报备校长办公室（外事办）。该来访接待和费用由上报学院或部门落实，外事办协助安排；
 （三）校领导和各二级学院、部门领导、教师接到外国驻沪领事馆发出的参加活动邀请时，由校长办公室（外事办）请示市外办后决定是否可以出席。邀请外国驻沪领事馆参加我校的活动，事先必须报校长办公室（外事办）请示市外办获得同意后，方可邀请。接待和邀请部长级以上的政府官员和新闻媒体必须事先通过校长办公室（外事办）报市外办获准；
 （四）各二级学院、部门的外事接待如需邀请校领导出席，须提前十个工作日提交接待计划（包括来访目的、来访者背景资料、日程安排）到校长办公室（外事办），由校长办公室（外事办）向校领导请示后答复；
 （五）各二级学院、处室的外事接待如涉及签订合作协议，须报校长办公室审核，由校长签署或由校长授权其他校领导或相关二级学院、处室负责人签署；
 （六）外事接待中涉及相关二级学院、部门的具体事宜，由各二级学院、处室安排专人落实；
 （七）负责接待的二级学院、部门在外事接待完毕后，须填写《上海商学院外事接待备案表》（见附件）、整理照片，五个工作日内将有关接待资料交校长办公室（外事办）存档；
 （八）来访人员赠送的礼品须交校长办公室（外事办）统一登记后转档案室收藏或放置到指定地点陈列。
 第三条  接待费用
 （一）学校负责的外事接待，费用从学校的校长办公室（外事办）的外事接待经费中列支；
 （二）各二级学院、处室负责的外事接待，费用原则上由各二级学院、处室负担，并在校长办公室（外事办）的指导下安排来访外宾的邀请和接待活动；
 第四条  接待外宾费用开支标准。根据财政部《关于接待外宾费用开支标准和管理办法的规定》（财外字（1997）559号）文件精神，结合我校外宾接待费用开支实际情况，制定如下接待标准：
 （一）宴请费用标准：每人每次100元。
 （二）住宿标准：校长、副校长及以上级别及学校重要外宾：单人房或套房；普通外宾：标间。
 （三）对外赠送礼品。凡来校访问的外宾均可赠送有学校标志的纪念品一份； 重要外宾可另赠价值不超过200元的礼品。
 （四）误餐补助费。外事接待司机，如因工作需要不能按时用餐，每人每次可发50元误餐补助费。
 第五条  接待准备工作
 （一）校领导参加外事活动，校长办公室（外事办）应做好下列准备工作：
 1、来访人员名单及背景材料（来访单位简介、来访目的、主要来访人员简历、需要注意的问题等）；
 2、来访日程与安排（接待人员、时间、地点、交通、会晤、参观、宴请等）；
 3、布置接待会场；
 4、准备礼品；
 5、安排翻译、摄影和新闻报道，对于重要内容及时整理会谈记要，形成外事简报。
 （二）各二级学院、部门接待的外事活动，可自行落实翻译、摄影和新闻稿，并在活动后及时上报校长办公室（外事办、新闻中心），对于重要会谈内容，应做好记录，形成外事简报上报校长办公室（外事办）备案。
 （二）外事接待人员礼仪。参加各级接待人员需穿着整洁，正装出席，男士以西服为主，女士以套装为宜。参加者应提前十五分钟到达指定地点，带好本校身份的名片，中途不得随意离开。接待时把手机调至振动档。
 第六条  本办法由校长办公室（外事办）负责解释。
 第七条  本办法2011年12月1日起执行。原上海商学院外事接待管理办法（沪商院办[2008]136号）即日起废止。

上海商学院外事接待备案表（由各接待二级学院、部门填写后上报外事办备案）
接待部门 

来 访 团
组 名 称 

来访时间  来访人数  国别/地区 
来访目的 
来访背景 首次访问  是 回访 回访次数：
  否  本次申请
    
 
来 访 人
员 名 单 
来访结果 

填表人：                联系电话：                填表日期：
所在部门负责人签字：

上海商学院外事活动报批单
 2011 第  号
（由外事办填写）
代表团名称 
国家（地区）  代表团级别   人数 
主要外宾/
职位 
联系人  电话  传真 
情况
提要  
拟请领导 活动内容 日期（星期） 时  间 地  点
     
     
拟送纪念品  摄影  翻译 
其他
陪同人员 
校办（外事办）意见 校领导意见
 
  商学院校办                    制表人：               制表日:      年   月   日