中共上海市经济党校 上海商学院
档案管理办法
沪商院办〔2006〕第70号
第一章 总 则
第一条 为了加强对学校（院）档案的集中管理，促进档案管理工作的制度化、规范化和科学化，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、国家教委《普通高等学校档案管理办法》、国务院办公厅颁发的《机关档案工作条例》以及国家和市档案局有关档案管理的规定，结合我校（院）实际，特制定本办法。
第二条 本办法所指的学校（院）档案，指我校（院）教职员工在从事党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、外事、财会、出版、产品生产与科技开发以及其他各项活动中直接形成的对学校（院）和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 学校（院）档案是国家和学校（院）的宝贵财富，是学校（院）建设的重要基础工作之一，也是衡量学校（院）教育质量和管理水平的一个重要标志，档案工作是学校（院）评估的重要内容之一，档案工作既具有政治性、机要性和服务性，又是一项技术性较强的专门业务。各部门应加强对档案工作的领导，做到“四同步”和“四必须”，使每项工作都有完整、准确、系统的文件归档保存。
1、“四同步”即在布置、检查、总结和验收各项工作时，要同时进行布置、检查、总结和验收档案工作；
2、“四必须”：一是各立卷部门必须有一名领导分管档案工作，配备有一定责任心和专业文化知识的档案专兼职人员具体承办，并保持人员的相对稳定；二是文件归档必须纳入党政管理、教学、科研等有关人员的职责范围，并作为年度考核的重要内容；三是各类人员在履行职能活动中形成的文件，必须按照《中共上海市经济工作委员会党校 上海学院各类档案分类归档范围》（见附件）按时交本部门档案管理人员整理、立卷和归档，任何个人不得据为已有。对由于不归档而造成损失或严重后果的，要承担一切责任；四是在对科研成果、基建工程等进行鉴定验收以及贵重仪器设备开箱时，必须把文件的归档列人验收的内容，由部门档案管理人员加以审查并将完整、准确、系统的文件及时收集归档。
第二章 体制与任务
第四条 学校（院）综合档案室，隶属校（院）长办公室，负责统一管理学校（院）各类档案，业务上接受上级及上海市档案行政管理部门的检查监督和指导。其基本任务是：
1、贯彻执行党和国家有关档案工作的法规和政策，规划学校（院）档案工作，制订档案管理规章制度。
2、对各部门档案工作进行检查、监督、指导和培训档案管理工作人员。
3、负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校（院）各类档案及有关资料。
4、积极开展档案编研和开发利用工作。编制各种检索工具及档案参考资料，大力开发档案信息资源。创造条件，逐步实现档案管理现代化。
5、积极参与高校档案学术交流与协作。
第五条 各院系、处室及教学辅助等部门档案管理人员职责任务是：
1、认真贯彻执行学校（院）制定的有关档案工作的管理办法和规章制度。
2、负责本部门及所属科室文件的收集、整理和立卷归档工作。
3、负责本部门档案的保管、利用和移交工作。
第三章 档案队伍建设
第六条 本校（院）档案管理工作人员列入学校（院）事业编制。档案队伍采取以配备专、兼职人员与临时聘请人员相结合。
第七条 本校（院）档案管理工作人员 （含兼职档案员）应坚持以科学发展观统领全局工作，坚持改革开放，坚持档案工作的正确方向，认真执行党和国家方针政策以及学校的规章制度，严守纪律，保守党和国家秘密，刻苦钻研业务，熟悉本校（院）历史和档案馆藏情况，热爱档案事业，忠于职守，具备档案专业知识和一定的科学文化知识。
第八条 本校（院）档案管理工作人员属档案专业技术人员，其职称和待遇，按国家有关规定执行。
第四章 经费、库房和设备
第九条 学校（院）档案事业所需经费，列入学校（院）预算，单列专款由档案室统筹安排。
第十条 学校（院）遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则，为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案工作用房。
1、基本任务是：防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全，提供档案的利用。
2、专人管理库房，非库房管理人员不得随意进入库内。
3、库房内备有灭火器，严禁吸烟，不准放置易燃易爆、危害档案安全的物品。
4、库房箱橱内应定期放置防潮、防霉、防蛀药物，做好防盗、防破坏、防尘、防光等安全措施。
5、每天记录库房温湿度，掌握温湿度变化情况，及时采取安全措施。
6、库房应经常保持清洁、卫生、整齐。
7、库房管理人员每天下班时要关好门窗，档案箱橱均应上锁。钥匙集中存放保险箱内，若钥匙遗失，应报报告校（院）长办公室主任，及时调换门锁。
8、定期组织人员对档案保管状况进行全面检查。做好记录，发现问题及时汇报，采取措施。保护档案安全，掌握保管情况，为科学管理积累资料。
9、空调、去湿设备应定期检修、保养，安全使用电器设备，严禁明火装置和使用电炉。
10、要经常核对库存档案，定期统计，熟悉库藏情况，做到心中有数。
第十一条 学校（院）要有计划地为档案室配置必要的设备，以逐步实现档案管理现代化。
第五章 档案的接收、保管和利用
第十二条 归档要求、时间和手续
1、学校（院）各部门实行档案分级管理，业务上由学校（院）综合档案室指导。各院系、处室的档案由本部门专、兼职档案员按《中共上海市经济工作委员会党校 上海商学院各类档案分类归档范围和保管期限表》收集、立卷和归档，并按年度将有关档案材料移交综合档案室；本部门留存档案材料按有关规定进行整理和保存。
2、党群类、行政类、设备类、出版类 、外事类、产品生产与科技开发类及一般文书材料，按年度归档，即每年6月底前将上年度材料归档。
3、财会类，财务管理文件材料于每年六月底、将上年度材料归档。会计材料于每年六月底将上两年度的会计材料立卷归档。
4、教学类，按教学年度及教学周期归档。原则上于每年六月底将上一教学年度及教学周期材料立卷归档。
5、科研、基建、声像等类材料，在项目完成后2个月内归档。
6、电子、实物等材料，在形成或获得后1个月内归档。
7、接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷质量，移交时间，交接双方要签名盖章。
第十三条 凡属学校（院）档案，均应由学校（院）档案管理部门集中统一管理。为方便利用，个别门类档案整理归档后，可办理借阅手续，暂由有关部门保存一段时间。经接收的档案实体，由综合档案室按照国家教育部颁布的《高校档案实体分类法》分类整理、编档号、排列、上架，进行科学管理和维护。
第十四条 综合档案室定期对保管期限已满的档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，应在征得有关部门同意，造册并报校（院）领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案，
第十五条 查询、利用和手续
1、凡持有身份证、工作证、学生证、毕业证书及组织介绍信等合法有效证件（院内具有领导批件）的组织、个人均可查询、利用学院属于开放范围的档案，并可摘抄和复制。
2、利用学院未开放的档案，须经院办主任、档案移交部门负责人的同意，重要的档案须经主管院领导的批准。
3、向学院档案室移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对该部分的档案享有优先利用权。
4、港澳和台湾同胞要求利用学院档案，须经市主管部门的介绍。外国机关或个人要求利用学院档案，须经市主管部门同意。
5、查阅、利用、复制、借阅档案均须办理手续，在学院规定的接待时间内由专人接待，并提供有效的证件、登记《查档表》或《借阅表》，在档案接待室内查阅。
6、委托他人查询档案，须有当事人、委托人的双方有效证件和委托人的委托书。
7、在查阅、利用档案的过程中，任何人不得拆卷、抽页、损坏、涂改，不得擅自复制、摘抄，将档案带出阅档室；不得出版、公布、泄露未开放的档案及有关的内容。
8、一般情况下档案不得外借，如特殊情况需外借，须经归档部门或院办领导批准，特殊档案须经院长批准，并须定期归还。
9、利用者要求复制档案，由档案部门负责办理。盖有档案部门印章的复制件，具有与原件同等效力。
10、因私利用、复制档案，实行有偿服务。
第十六条 凡属下列情况之一的，须经档案形成单位领导或主管校（院）领导同意后，方可提供利用。
1、涉及党和国家秘密的；
2、涉及专利或技术秘密的；
3、档案形成单位限制利用或不宜公开的。
第十七条 非特殊情况，档案一律不外借。
第十八条 查阅档案，必须遵守有关保密规定，不得随意翻阅和利用目的无关的内容，不得在档案上划线、打圈、涂改或撕毁档案文件。
第六章 档案鉴定销毁
第十九条 综合档案室根据《各类档案归档范围和保管期限表》的要求，对已满期的档案进行鉴定。具体规定如下：
1、档案鉴定工作，必须按照历史唯物主义观点，运用历史的、全面的、发展的观点，分析档案的现实利用价值和长远保存价值，正确地判定档案保管期限，谨慎地把不需要保存的档案剔除销毁。
2、综合档案室应按照上级业务主管部门的有关规定，指定适合本校（院）的文件材料归档范围和保管期限，并会同有关部门做好文件材料收集归档工作，保证案卷质量。
3、对于超保管期限的档案，应定期进行鉴定。鉴定工作由学校（院）办公室主任、综合档案室负责人和有关部门负责人组成鉴定小组。按照一定的原则、标准和方法判定档案的利用价值，共同鉴定。
4、经鉴定对仍有保存价值的案卷，应采取提高保管期限档次的办法延长保管期限。对确无保存价值的档案，必须以全宗为单位编制销毁清册和撰写销毁档案内容的分析报告，报请学校（院）主管校（院）长审核批准后，方能销毁。
5、凡属销毁的档案，应指定两人负责押送到指定地点进行监销。监销人应在销毁清册上签字。
6、未经鉴定和批准，任何人不得擅自销毁档案。对故意损坏或擅自销毁者，应视其情节，按《档案法》规定，给予惩处。
7、准备销毁的档案经综合档案室负责人和有关人员检查，认为确无继续保存必要时，即可进行销毁。为慎重起见，准备销毁的档案，在经主管校长批准后，还应继续保存一年后销毁，销毁档案必须化为纸浆或焚毁，不准出卖或做其它用。
第七章 奖励与处罚
第二十条 对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，学校（院）可以通过征集、代管等形式进行管理。对向学校（院）损赠档案的个人和在档案管理工作方面有突出贡献或保护档案有功人员，学校（院）将根据情况予以奖励。
第二十一条 个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种形式的文件材料，必须按规定向本校（院）档案部门移交，集中管理，任何个人不得据为己有。
第二十二条 各部门档案收集是否完整，质量是否符标准，工作是否及时要与年终工作考核挂钩。
第二十三条 对违反《中华人民共和国档案法》的行为，学校（院）将按有关规定予以处罚，并追究其责任。
第八章 其 他
第二十四条 凡需归档的各类文件材料，字迹须清楚，并一律用碳素墨水或蓝黑墨水书写，杜绝用铅笔、圆珠笔、彩色笔和复写纸书写。
第二十五条 公文纸应A4或16K的优质纸。领导签署意见应写在文件的右上角或右下角，杜绝在装订线旁签署意见。档案应注明密级。
第九章 附 则
第二十六条 本办法自修订下发之日起执行。原沪商职院〔2003〕第144号文、沪财贸党校 商职院〔2003〕第152号文同时废止。
二〇〇六年四月十八日
附件：
各类档案归档范围
全校（院）各类档案材料拟分十三大类归档。
一、党群类
主要包括党务的各种会议文件，会议记录；各党政部门的工作计划、总结；上级机关及本校（院）党务管理的文件材料。
二、行政类
主要包括行政的各种会议文件，会议记录；各行政管理部门的工作计划、总结；上级机关及本校（院）行政管理的文件材料。
三、教学类
主要包括反映教学管理，教学时间、教学研究、成人教育和干部培训等活动的文件材料。
四、科研类
按学校（院）所发布的《科研类档案归档范围》执行。
五、产品生产与科研开发类
学校自行研制、试制产品的全部文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录象等。
六、基建类
按上海市城市规划局颁布的有关文件要求执行。
七、仪器设备类
主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值十万元以上）的全套随机技术文件以及在接受、使用、维修和改进工作中产生的各种文件材料。
八、出版物类
学校（院）自行编辑出版的学报、学术刊物、校刊的印本及原稿。
九、外事类
学校（院）有关人员出席国际学术会议（含在国内举办的）、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的全部文件材料；授予外籍学者、著名社会活动家、名誉职务的有关材料。
十、财会类
按学校（院）发布的《财会类档案归档范围、保管期限表》执行。
十一、声像类
学校（院）重大活动以及教学、医疗、科研、党政管理等活动中形成的录象、录音、照片、影片、唱片等材料。
十二、电子类
收集学校（院）各部门在管理、教学、科研等方面形成的、具有保存价值的电子载体材料。
十三、实物类
学校（院）获得的奖状、证书，校际交流时互赠的礼品、纪念品等。
