| 各部门： 为了更好地迎接2014年教育部本科教学工作合格评估，记录和反映学校的发展历史，保护重要文件和数据，使学校档案查有所查、管有所管，现将2014年档案归档事项通知如下： 一、归档范围及保管期限 （一）2013年1月1日至12月31日期间，学校各部门在党政管理、科研、教学、外事、基建、财务、资产与设备管理、出版等各项活动中产生的具有保存价值的各种载体文件材料均应归档。各部门归档范围及保管期限参见《上海商学院档案管理办法》执行，具体详见附件《兼职档案员工作手册》。 （二）归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（照片、光盘等）。声像、电子类文件材料应随纸质文件材料一同归档。 （三）以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗（市级以上）等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。 二、归档要求 （一）归档工作各自责任 归档工作是一项细致而负有责任心的工作，也是学校对各部门年终综合考评的一项重要的基础性工作，为了保证档案工作的“三率”达标（部门归档率100%，案卷质量合格率98%以上，案卷材料完整率98%以上），希望各部门领导要高度重视归档工作，加强领导，督促本部门兼管档案材料的同志切实认真细致地做好归档材料的整理立卷，保质保量将本部门在教学、科研及其他公务活动中形成的材料（包括声像电子文件材料）按规定组卷移交到学校档案室，任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。 （二）凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。 （三）学校盖章印发的红头文件，由校办统一收集归档。归档的文件包括文件正本、底稿和发文标签。未经OA系统传送的文件材料底稿应保存原始手改稿，重要材料应保存历次手改稿。 （四）重要请示类文件材料如已答复，须提供相关批复材料。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的，以册（本）为单位移交。 （五）归档的文件材料必须是原件，复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料，必须按要求整理后方可移交。归档材料必须完整，不缺页、漏项。 （六）纸质档案的归档要求 1. 案卷的组卷方法： 立卷是根据国家教育部关于高校档案实体分类法进行，即按实体问题组卷。“问题”是指文件内容记述和反映的某方面的工作问题或涉及的人物、事件、事物等，按一事一卷、以“时间——问题”为主组卷。 2. 卷内文件的排列方法，由单一作者、单一问题组合起来的案卷，按时间顺序排列，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；打印正稿在前，签发核稿在后；转发件在前、原件在后；会议文件按文件的届次组合；案件材料按批复、结论、综合材料、证明材料和个人交待材料的顺序排列。 （七）归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间；归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间。例：各二级学院要做好本学院学生毕业照归档工作，要将照片上所有人员姓名（是教师的，在其姓名后用括号注明）按照片座次有序打印在打印纸上，打印纸小于照片尺寸，将打印好姓名的纸粘贴在照片背面，按照专业、班级有序整理后归档。有全学院所有毕业生合照的照片，也要按照上述打印要求，打印整理后一并归档。 （八）移交归档的档案材料须按要求整理、装盒、录入系统。今年移交的档案均录入到上海商学院档案网络系统。系统登录地址：http://219.220.243.165。录入时如有疑问，可随时与我办联系，也可根据需求随时要求我办工作人员进行跟踪检查。 三、归档时间 （一）2012年形成的档案尚未完成归档工作的部门请整理完毕后在本月底（3月31日）前将档案一并移交给档案室。 （二）2013年形成的文件材料请按如下时间准时归档： 1. 党群、行政、外事、出版、仪器设备、实物类档案：2014年5月30日前移交归档。 2. 教学类档案：按教学年度及教学周期归档，即2014年6月15日前将上一教学年度（2012/2013学年）教学档案材料移交归档。 3. 基建类档案：项目完成后2个月内移交归档。 4. 科研类档案：课题完成后2个月内移交归档。 5. 财会类档案：会计年度终了后可暂由财务部门保管3年，期满后的次年6月30日前移交归档。 6. 声像类档案：在完成制作后3个月内移交归档。 7. 其它门类档案：使用完毕后，及时归档。 8. 请各部门的兼职档案员务必掌握归档的时间节点，准时归档。如有疑问请联系我办庄黎丽，地点：11号楼底楼，联系电话：67105470。 特此通知。 校长办公室 2014年3月5日 | 