上海商学院学生档案管理办法
第一章 总则
第一条 学生档案管理是学校的重要基础工作之一，为了加强学生档案的管理，使学生档案管理更加规范化、制度化、科学化，充分发挥学生档案的在学生教育与管理工作中的作用，根据教育部、国家档案局2008年第27号令《高等学校档案管理办法》规定，结合我校实际，特制订本办法。
第二条 上海商学院学生档案管理工作实施校和二级院系（部）、院区两级管理体制。校办（档案室）负责制订学生档案管理办法，学生处是学生档案管理的职能部门，具体管理各二级院系（部）学生的档案，院区的学生档案由各院区学生管理部门负责。接受上海商学院学生处的业务指导和监督。
第二章 职责分工
第三条 学生处主要职责
1．对各二级院系（部）、各院区学生档案管理工作进行指导和督促，负责全校学生档案管理人员的指导培训。
2．指导各二级院系（部）、各院区完成新生档案的建档工作，印发上海商学院学生专用档案袋、《上海商学院新生登记表》。
3．指导各二级院系（部）、各院区完成学生档案材料的日常归档工作，完成各类档案材料与二级院系（部）、院区的交接工作，协调处理日常管理中出现的各类问题。
4．统一部署、指导二级院系（部）、院区完成毕业生档案的整理、排序、密封和转递等工作。
5．协调处理学生离校后档案的相关事宜。
6．负责接收、调整、分类、统计、保管二级院系（部）学生档案，建好学生档案台帐。
第四条 院系（部）、院区主要职责
1．贯彻执行校学生档案管理工作的政策和规定，接受学生处的指导和监督。
2．落实专人负责学生档案管理工作。
3．各院区负责保管本院区学生的档案，并做好接收、整理、分类、统计等工作，建好学生档案台账。
4．具体负责新生的建档工作。根据学生学籍变动情况，做好档案的重新分类归档工作。
5．配合相关部门做好学生档案的查阅工作。
6．配合学生部门做好毕业生档案材料的整理和转递工作。
7．配合学生部门做好学生毕业后档案托管等事宜。
8．配合做好因各种原因终止学籍、转学学生的档案转递和学生政审的档案转递等工作。
第三章 归档材料
第五条 新生档案由二级院系（部）、院区在学生正式报到注册后建立。新生归档材料主要内容包括《上海商学院新生登记表》、新生原中学或招生等部门转来的归档材料。
第六条 学生在校期间归档材料的范围
中等学校学历文凭
新生入学通知书
上海商学院新生录取登记表
新生军训鉴定表
上海商学院新生入学健康体检表
上海市高校学生体质健康卡
上海商学院学生学习成绩汇总表
学生的奖惩材料
学生的党、团组织材料
学生助学贷款材料
上海商学院社会实践、社会实习鉴定表
高等学校毕业生登记表
上海市高等学校毕业生毕业通知书（报到证）
其它经学校审定为有必要归档的材料
第七条 学生档案材料的归档要求
凡按规定应由个人填写的归档材料，本人必须如实填写。
凡按规定应由个人填写的归档材料，在署名时必须署本人户口法定姓名且要与入学录取名册中的姓名相符，不得用同音字或不规范用字代替，不得不经批准擅自更改。
1．归档材料的内容在填写过程中必须认真书写，不得使用不规范用字、错别字或同音字，字迹要清楚、工整，一律使用黑色钢笔或签字笔填写。
2．归档材料必须齐全、完整，并按规定办理移交手续。
第四章 归档转递
第八条 学生毕业离校前，学生处和院区学生管理部门负责与暂未就业的学生签订档案托管协议。
第九条 学生毕业离校后，学生处和各院区学生管理部门应及时将学生档案，通过邮政机要寄至相关单位或各区县、街道人才交流服务中心；非上海生源的毕业生档案寄至当地户籍所在地。
第十条 毕业前报考研究生、公务员等需要调档政审的学生档案，按拟招生录用单位的调档通知书由学生处、院区负责转递。
第十一条 因各种原因终止学籍的学生档案（以文件为准），由学生处、院区将学生档案整理后转递学生家庭所在地的乡政府、街道办等单位。
第十二条 转递学生档案时需填写《学生档案转递单》放入档案袋一同转出，并及时索回《学生档案转递单》回执。
第十三条 转学学生的档案由学生处、院区负责办理档案接收转移手续。
第五章 档案管理
第十四条 学生档案管理人员必须是中共党员。
第十五条 学生档案管理必须健全、及时、规范。
第十六条 学生档案及归档材料移交必须当面点清、核查，责任由当事人负责。
第十七条 查阅学生档案时不得涂改内容、损坏档案材料，不得查阅与其无关的他人档案并要注意保密，否则追究其法律责任。
第十八条 学生档案管理中严禁弄虚作假，严禁学生或其他个人私自携带、领取学生档案。
第十九条 学生档案袋须使用学校统一印制的档案专用袋。
第二十条 学生档案的存放应以班级为单位、以学号为顺序。存放地点要安全可靠，各项管理应符合上级有关规定要求。
第二十一条 学生处负责定期对各院系（部）、院区的档案管理工作进行检查和指导。
第六章 附则
第二十二条 本办法适用于上海商学院全日制本、专科学生。
第二十三条 各院区可根据本办法和自身的实际情况，制订本院区学生档案管理实施细则。
第二十四条 本办法从颁布之日起开始实施，由学生处负责解释。
上 海 商 学 院
2014年9月22日
上海商学院校长办公室 2014年9月29日印发
