上海商学院仪器设备管理办法

（沪商院资〔2014〕74号）

第一章 总  则

    第一条  仪器设备是学院固定资产的重要组成部分，是保证我校教学科研和日常管理工作顺利进行的重要物质条件，为了加强对仪器设备的管理，根据国家教委颁发的《高等学校仪器设备管理办法》有关规定，结合我校具体情况，制定本办法。

    第二条  我校的仪器设备，贯彻“统一领导，分级管理”的原则，即在主管校长领导下实行校、二级学院（或部门）二级管理，校级管理由资产与设备管理处（以下简称资产管理处）负责，二级学院等在部门主管领导下，指派管理员负责具体管理工作。

    第三条  仪器设备的管理，必须贯彻勤俭办学的方针，从我校的实际出发，挖掘现有仪器设备的潜力，充分予以利用，防止盲购、积压、损毁、丢失等现象发生，管理和使用人员必须爱护仪器设备，严格执行各项规章制度，保证仪器设备在教学工作中充分发挥其功能作用。

    第四条  仪器设备管理是一门科学，各部门领导必须充分重视。应选派政治思想好，工作负责，并具有一定专业基础知识的技术人员担任仪器设备的管理工作，要在业务进修、技术考核及职称晋级等方面关心他们，不断提高管理水平，对于在管理工作中业绩显著者，应予表扬和奖励，对工作不负责任，严重失职者应予批评，赔偿损失以至行政处分。

第二章  计划管理

第五条  各实验室和办公室购置仪器设备，要根据实验室和办公室建设计划及学校财力的可能，分轻重缓急制订年度购置计划，力求把仪器设备经费用在最需要的地方。每年5月底，各部门应根据学院发展建设和日常教学与管理运行需要，提出固定资产添置、更新计划，实验室和教学设备建设计划报实验实训与教育技术中心，中心组织实验室建设委员会认证后报资产处。行政办公设备添置、更新计划直接报资产与设备管理处，资产与设备管理处根据办公设备的配备标准，审核添置计划，根据设备的报废年限，审核更新计划，然后与后保处共同协商确定下年度的行政设备购置计划。年度的设备采购由资产与设备管理处汇总，明确采购方式后，报财务处和学校审核。

计划外紧急临时申购的仪器设备，应按上述精神办理并填写仪器设备申购单，详细叙述申购原因，按规定办完审批手续后，同计划内的一样按相应的采购要求进行购置。

第六条  凡申购进口仪器设备必须在年度计划的基础上，送上级部门进行进一步审批后执行。

第七条  申购单位在申购时必须将申购设备的品名、规格、型号、数量，可代用或通用的仪器设备名称、规格或相应的技术参数填写清楚。

第三章  采购与验收管理

第八条  采购必须遵循公开、公平、公正的原则； 高效廉洁的原则；有效竞争的原则；透明原则和维护学院利益的原则。采购小组或人员必须严格执行岗位责任制，遵守国家政策法令，财政经济纪律和市场管理条例，廉洁奉公，力争少化钱，多办事，办好事。

第九条  采购采用委托招标、公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源谈判、询价等方式进行。

委托招标是指金额超过20万元的项目或设备委托给符合资质的招标公司进行招标采购；

公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的供应商的采购方式；

邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请三家或以上特定的供应商投标的采购方式。

竞争性谈判是指招标后没有供应商投标、没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或性质特殊，不能规定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。

单一来源谈判采购方式是在如下三种情形下进行：

1.产品只能从唯一供应商处采购（或产品供应商占绝对优势）；

2.发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商处采购；

3.必须保证原有采购项目的一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，而新购设备和部件不能由其他设备和部件代替的，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。

询价采购是指供货厂商少、采购量小等不便实行招标方式采购的项目对三家及以上的供应商提供的报价后进行比较，以确保货物性价比最优的采购方式。

第十条  凡属于财政资金（纵向资金）采购列入政府采购集中采购目录的仪器设备，一律按照政府要求在政府采购网上进行集中采购或集市采购。凡属于横向资金采购仪器设备不作此要求。

第十一条  一次性采购金额在10万元以上的、供货厂商较多或同类设备量大的设备，一般采用公开招标方式或邀请招标的方式。招标小组由招标的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。

第十二条  对供货厂商少、采购量小等不便实行招标方式采购的项目，资产管理处组织项目建设申请单位进行竞争性谈判、单一来源谈判、询价等采购方式进行采购。

谈判应成立谈判小组，小组成员必须是三人以上的单数组成，其中专家人数应为总数的三分之二以上，需求代表当作为小组成员之一。谈判结束，将谈判结果进行网上公示。

对于采购的设备较为通用、市场价格变化小、市场货源充足且采购量小，采购总金额小于10万元的情况下，可采用询价采购。小组成员必须是三人以上的单数组成，其中专家人数应为总数的三分之二以上，采购人代表应当作为小组成员之一。

第十三条  仪器设备的采购，原则上超过2万元以上由资产管理处统一采购，对于专业性强且涉及金额较小的设备经资产管理处领导同意后，由申请部门自行组织采购。采购金额较大的，需得到校主管领导批准同意。

第十四条  对于20万元以上的项目，且项目的技术要求又很高，可委托有资质的第三方采购公司进行招标采购。

第十五条  采购合同：

1. 一般单价1万元人民币（含）以上仪器设备或金额达2万元以上的项目在采购时应签订合同。对于大型电器商店能普遍供应的仪器设备，一般不再签订合同。

2.合同的内容应包括物资名称、规格型号、性能与技术指标、配置及附件、数量、价格、交货期、交货地点、运输及保险、付款方式、安装调试、验收方式、质量保证期和维修服务承诺等条款，合同一式伍份，我校叁份和供货商贰份。

3.合同由项目负责人（实验教学设备还须经实训中心主任审核）和资产管理负责人分别对合同的技术和商务内容进行审核签字后交学校有关法律人员进一步审核签字后（如采用合同模板签订的合同，不再请法律人员审核），呈分管校长批准后，加盖学校图章，其他机构和个人不能代表学校签订仪器设备采购合同。

    第十六条  科研项目经费购置的仪器设备，可按照采购要求可自行组织采购(亦可委托资产管理处采购)，采购结束，及时填写仪器设备验收入库单，附上发票，交资产管理处登记入账后，方可办理报销手续。

第十七条  凡购置的仪器设备(包括自制、调入、捐赠)，都必须进行验收，验收合格，入账登记，然后由使用单位领用和管理。

第十八条  验收的基本要求是品名、规格、型号、数量和订购单或合同相符;质量性能指标合格，零配件、说明书及其他技术资料齐全。如发现破损短缺、性能指标达不到说明书要求等情况，应向供货或运输单位提出退、换或办理赔、补等手续。对于软件的验收，应对软件的功能、内容、运行等情况进行验收，并要求供应商对我校有关人员进行培训。

第十九条  验收必须由申请部门有关人员、资产管理处人员、相应实验室管理人员等共同进行验收，并填写验收单。各使用部门在使用过程中，应及时反馈仪器设备（软件）的有关信息。

  第四章  技术管理

第二十条  学院的仪器设备是保证我院完成教学、科研、管理等任务的重要物质基础，做好仪器设备技术管理的目的就是要不断地提高设备的完好率。

    第二十一条  各二级学院（其他职能部门和教辅部门）的仪器设备的管理和使用，必须实行岗位责任制，要制订操规程，健全使用和维修保养制度，并有专人负责技术安全工作。

    第二十二条  对10万元以上的贵重精密仪器、国家科委管理的二十三种仪器，要十分重视这些仪器的管理工作，并做好使用记录，填写学期报表，按学期报送资产管理处。

    第二十三条  资产管理处要帮助和检查各部门贵重精密仪器的技术资料归档工作。技术档案正本存校档案室，复印本留在仪器保管使用单位。

    第二十四条  对贵重精密仪器，必须选派工作负责，业务能力较强的教师和实验技术人员进行管理操作指导。对设备操作人员，必须按不同的情况进行必要的技术培训，并经考核合格后方准使用。

    第二十五条  要加强仪器设备的维修和保养工作，一般仪器设备应做到定期保养和维修;精密贵重仪器应做到精心维护并定期检修和检测，防止障碍性事故的发生，并做好维修记录。仪器设备一般不得自行拆改，如确需拆改时，需经有关管理员报部门领导同意后，并报资产管理处备案。对贵重精密仪器设备的拆改，必须由资产管理处同意后报主管校长批准。拆改完成后要由资产管理处会同专业人员验收。

第五章  经济管理

第二十六条  在做好技术管理的同时，要加强对仪器设备的经济管理，不仅要保证仪器设备的完好率，更要不断提高仪器设备的使用率，使仪器设备充分发挥其经济效益。

第二十七条  凡属固定资产的仪器设备都要建账，除财务处、资产管理处分别设立固定资产明细账外，一份明细账还应存放在相应的管理员处。各部门的设备管理员每年对所属的固定资产核查，并接受资产管理处的抽查。

    第二十八条  财务处和资产管理处的固定资产账每半年核对一次，资产管理处与各部门的固定资产账每年核对一次要求账账相符。

    第二十九条  要加强对精贵仪器设备的协作共用的管理，积极开展对外技术服务工作，并制订合理的收费(包括收取必要的折旧费)标准。

第三十条  要努力避免仪器设备的积压和浪费，对长期不投入使用和不及时验收的仪器设备，要查明原因，采取措施，对确系人为原因造成积压和浪费的，应追查责任，进行处理，并及时上报资产管理处，资产管理处做好这些仪器设备的调拨使用工作。

第三十一条  确因技术落后、损坏等原因不能修复使用或维护维修费用过高等无修理价值的仪器设备，可申请报废。仪器设备的报废，必须按我校的《仪器设备报废管理方法》执行。

第三十二条  学院仪器设备的变价收入，有偿调拨收入，统一由资产管理处办理手续，由财务处收款，并按国家规定处理，不得转作他用。对外开展技术服务的收入，所收经费由财务处统一管理。其中大部分经费返还有关部门用于补偿仪器设备的运行、消耗、维护、维修及支付必要的劳务费用（教高【2000】9号）。

第五章  附  则

第三十三条  关于进口仪器设备的管理，贵重精密仪器设备的管理，精密贵重仪器设备的技术档案管理，仪器设备报废、损坏赔偿等方面则另外制定相关的具体规定或管理方法。

1．年度经费购置仪器设备管理流程

 

 

 

 

 

 

 

2．专项经费购置仪器设备管理流程

     

  3．年度维修经费购置低值易耗品、零星设备流程

 

注：行政办公设备单价1000元及以上入固定资产；教学设备单价1500元及以上入固定资产。

 

4．购置仪器设备（软件）验收流程

仪器设备验收工作由资产管理处组织验收，具体流程如下：

 

 

注：如属实验中心管理，则中心管理人员共同参与验收。

 

 

 

注意事项：

1）验收依据：采购合同

2）验收内容：设备：名称、品牌、规格、型号、数量、质量、功能、安全、

环保和提供的实验资料等。软件系统：功能、信息点及各模块运行情况、提

供的实验资料等。

3）验收人员中必须含设备保管人员，需按合同一一对设备核对，发票中的品名、型号与设备清单必须保持一致；

4）仪器设备未经正式验收，原则上不允许直接投入使用，有特殊情况的需报告部门负责人或分管校长审批，经同意后方能启用。

5）如遇专业性强的贵重设备，可邀请校外专家参加验收。

6）验收合格后，及时张贴条形码。

 

 

仪器设备（软件）采购验收单

 

第三十四条 本办法自下发之日起施行，由学校资产与设备管理处负责解释。