第一章总则

第一条为进一步规范外宾接待工作，加强外宾公务接待经费管理，根据《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》（财行[2013]533号）、国务院《关于在对外公务活动中赠送和接受礼品的规定》（国务院133号文）、《上海市市级机关外宾接待经费管理办法》（沪财行[2014]24号）等有关文件，结合学校实际，制定本办法。

第二条外事接待是指基于国际合作交流事务而开展的涉外正式官方接待，包括接待来访我校的海外院校、外国政府及非政府组织、各国驻华使领馆官员、领导、代表、工作人员及学者等。来访目的包括：参观访问、合作洽谈、学术交流、工作会晤及参加我校组织的各类活动等。

第三条邀请外宾来访应结合各单位学科建设、科学研究和业务工作的现实需要与发展规划，提高计划性，尽量减少临时性、纯礼节性和无实质成效的接待。

第四条外事接待应符合国家的外交政策和教育外事政策，坚持互惠对等、务实节俭的原则。

第五条本办法适用于学校各单位。

第六条学校外事接待实行归口管理，分级负责。国际交流处作为外事接待的归口管理部门，负责校级外事接待的管理和协调工作；各单位负责本单位的外事接待活动，并应对学校布置的外事接待活动予以支持和配合。

第二章接待规范

第七条学校层面（含相关行政部门）邀请的外宾团组接待经费预算，纳入学校年度预算统一安排，并归口校办统一使用与管理，接待费用由学校承担；二级学院、商务部国际商务官员基地（上海）或科研机构邀请的外宾，接待费用由邀请单位承担。外宾接待经费纳入预算管理，从严控制。

第八条各类专项科研项目或课题层面邀请的外宾接待费，作为国际学术交流费，在立项部门批准的项目或课题预算中安排。

第九条应当从严从紧控制外宾接待经费预算，严格执行本办法规定的外宾接待费开支范围与标准，不得擅自突破。外宾接待费的报销支付应严格按照国库集中支付和公务卡管理的有关制度执行，采用银行转账或公务卡方式结算，不得以现金方式支付。

第三章接待管理

第十条外宾来访前，应认真落实接待准备工作，明确来访目的、来访人员、具体内容等，制定详细的接待计划，组织相关人员参加接待，力求产生实际效益和成果。

第十一条凡请校领导参加的重大外事接待，由国际交流处协助外事分管领导协调校领导出席接待。

第十二条外事接待过程中应注意记录、保存相关资料和工作照片（视频）等。接待任务完成后，积极落实接待达成的意向，切实保证接待效益和成果，认真总结经验和存在的问题。

第四章开支范围及标准

第十三条外宾接待经费开支范围主要包括：住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、外事纪念品费用等。外宾接待经费原则上不得列支外宾来华国际旅费。

第十四条外宾住宿费按以下规定开支：

（一）外宾住宿应当注重安全舒适，原则上安排在校内宾馆住宿。

（二）外宾住房标准：副校长级及以上人员、副部长级及以上人员率领的外宾代表团，可安排在五星级宾馆；高校职能部门负责人、二级学院院长、教授以及司局级及以下人员率领的外宾代表团以及其他一般外宾代表团，安排的宾馆最高不超过四星级。

第十五条日常伙食费按以下办法执行：

（一）外宾日常伙食招待应当注意节俭，严格根据伙食费标准选择菜品，提倡采用套餐等形式，原则上安排在学校餐厅用餐。

（二）外宾日常伙食费（含酒水、饮料）标准：国家元首、政府首脑级每人每天600元；副总理和正、副议长级每人每天550元；正副校长、正副部长级每人每天500元；其他人员每人每天300元。

第十六条宴请费按以下办法执行：

（一）原则上应在学校内部的餐厅安排宴请，宴请过程中不上高档菜肴和酒水，杜绝奢侈浪费。除宴会外，提倡采用冷餐会、酒会、茶会等多种宴请形式。

（二）外宾宴请费（含酒水、饮料）标准：正副部长级以上代表团宴会，每人每次不超过400元；校长及以下代表团宴会，每人每次不超过300元。冷餐、酒会、茶会分别为每人每次不超过150元、100元、60元。

（三）外宾在校期间，各部门宴请不得超过2次。

第十七条交通费按以下办法执行：

（一）确需学校提供交通服务的外宾接待，各部门应当根据实际情况安排。在符合礼宾要求的前提下，外宾出行应当集中乘车，减少随行车辆。

（二）外宾到上海市以外地区访问，确需学校安排交通服务时，原则上提供飞机经济舱、轮船二等舱和火车软席（含高铁/动车一等座、全列软席列车一等座、火车软卧）。

（三）外宾途中伙食费按日常伙食费标准执行。

第十八条对外赠礼按以下办法执行：

（一）对外赠礼应当节约从简，实物礼品应尽量选择具有中国特色的纪念品、传统手工艺品、实用物品以及我校师生设计研发的作品，朴素大方，不求奢华。

（二）赠礼对象仅为外方团长，必要时可包括主要陪同人员，原则上由接待部门赠礼1次，其他部门不得重复赠礼。如外方赠礼，可按对等原则回礼。

（三）如收礼方为副部级及以上人士、校长级、或国际知名专家学者，每人次礼品不超过400元；如收礼方为司局级人员、校长级以下人士，每人次礼品不超过200元；其他人员，可以视情况赠送小纪念品。

（四）对访问我国的著名友好人士、社会名流、专家学者，确有必要赠礼的，按照正、副部长级人员标准执行。

（五）外事礼品领用实施登记制度，领用人须完整填写《上海商学院外事礼品申请单》，领用单须由领用人签字、申请部门领导签字并加盖公章，国际交流处负责人签批。领用外事礼品后因故未能送出的，应在5个工作日内及时退回。退回时应在《上海商学院外事礼品申请单》中注明退返数量及种类。

（六）校级因公外事活动中接收的礼品，折合人民币100元以上的，自接受之日起（在国外接受礼品的，自回国之日起）一个月内，经国际交流处登记后，作为学校资产统一上缴学校资产处，由资产处按照有关规定处置。如收受的礼品中含有纪检、监察部门规定必须正式报告或上交的，应按相关规定处置。不满100元的伴手礼，受礼人可交给所在部门自行处理。

（七）在外事公务活动中，不得私自接受礼品，不得以明示或暗示的方式索取礼品。各部门配合学校纪检监察部门对外事公务活动中赠送和接受礼品的情况进行监督、检查。

（八）在公务活动中向中国香港特区、中国澳门特区、中国台湾地区人士和海外华侨赠送礼品或接受其礼品的，依照上述条款规定执行。

第十九条外宾来校访问期间，原则上不安排旅游参观活动，各类旅游景点门票应由外宾自理。如确有需要安排，应事先在外宾接待计划中单独列出，并经部门负责人签字后方可凭据按实列支。

第二十条外宾在华期间的医药、邮电通讯、洗衣、理发等费用，均由外宾自理。

第五章陪同人员标准

第二十一条学校陪同人员人数，应当根据礼宾要求，从严掌握。

第二十二条接待国家元首、政府首脑级外宾的重大外交外事活动，学校参加宴请人数应当根据礼宾要求安排。其他宴请，外宾5人（含）以内的，中外人数原则上在1:1以内安排；外宾超过5人的，超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。

第二十三条陪同外宾赴上海市以外地区访问期间，陪同人员的伙食费、住宿费、交通费等开支标准按照《上海商学院差旅费管理办法》的有关规定执行。确需与外宾同餐、同住、同行的，经所在部门领导批准，可按对应的外宾接待标准实报实销。

第二十四条各部门的接待工作人员在接待活动期间，确因工作需要不能按时用餐的，可使用工作餐，标准为每人每次50元。

第六章经费管理

第二十五条各接待部门应当严格执行学校的外宾接待审批制度，加强对本部门外宾接待活动和经费报销的监督、审批和管理，并对本部门外宾接待审批制度执行情况、外宾接待费预算及规模控制负责，并配合财务处做好接待费的报销审核工作。

第二十六条用餐前接待部门填写《上海商学院接待用餐审批单》，报分管校领导批准，送党委办公室、校长办公室备案后，安排就餐。用餐后接待部门应及时签单或支付。接待部门据实填报《费用审批单》，并同时准备好发票、会议议程、新闻报道、公函等相关资料经党委办公室、校长办公室复核审批后，至财务处办理结算。

第二十七条住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼等费用，均应在标准限额内，凭据按实报销。

第七章注意事项

第二十八条工作人员及参加人员应严格遵守接待安排，注重外事礼仪，注意着装，会见、会谈中应当关闭手机和避免其他干扰。

第二十九条接待过程中注意外宾安全，包括交通安全、人身安全、财产安全等，提醒外宾妥善保管自己的重要证件和财物。

第三十条外事接待中应遵守外事纪律，严格执行有关保密规定，不得泄密。提供给外宾的介绍材料必须事先审核，严格把关。

第三十一条遇外国记者或其他外籍人士采访、调查，应立即报告党委宣传部酌情处理。

第三十二条国外非政府组织、基金会和有关团体人员来访、捐助（赠）和开展社会调查等，必须事先了解其政治背景、宗教背景、捐助（赠）目的等情况，并书面向党委办公室报告，在得到同意的情况下方可实施。

第八章监督检查

第三十三条各部门各单位应当认真履行管理职责，加强日常监督检查。

第三十四条外事接待坚持“谁接待、谁负责”，实行责任追究制。对外事接待违规违纪行为，严肃追究接待单位责任人、直接责任人的责任。

第九章附则

第三十五条本办法自下发之日起施行，同时废止原《上海商学院外事接待管理办法》（沪商院外〔2016〕12号）文件。

第三十六条本办法由国际交流处负责解释。

附件：上海商学院外事礼品申请单

附件

         上海商学院外事礼品申请单

申请单位		承办人
用途
种类/数量
学院/部门负责人	签字： 时间：
国际交流处负责人	签字： 时间：

上海商学院校长办公室2023年10月26日印发