上海商学院外事档案管理工作规范

为提高外事档案的质量和管理水平，更好地发挥外事档案在学校管理和发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、教育部和国家档案局《高等学校档案工作规范》及《高等学校实体分类法与高等学校档案工作规范》等法律、法规、规章，结合学校实际，制定本工作规范。

一、 外事档案工作的基本原则

（一）外事档案是指学校与境外高等学校、科技机构、外国团体及个人在教育、科技和生产合作、学术交流、友好往来各项涉外活动中直接形成的具有利用保存价值的文字。

（二）外事档案是学校全部档案的重要组成部分，必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

（三）学校外事管理职能部门，应将外事档案纳入外事工作计划、 管理制度之中，并负责落实到外事人员的职责范围，监督、检查执行情况，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。

二、 外事档案归档范围的确定

（一） 归档的主要内容

  1. 归档的主要内容包括涉外工作综合管理、出国（境任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际学术会议、校际合作、留学生工作等方面。详见附件《上海商学院外事类档案归档范围及保管期限表》。

  2. 归档的重点应是重大涉外和校际合作、科技合作、资助我校办学与建设等方面的各种载体文件材料。

三、 外事档案的归档要求与立卷方法

（一） 外事文件材料的形成积累

  1.国际交流处是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门。在出国境、国际合作、国际会议活动结束后， 负责将此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料收集、汇总、整理组卷。

  2.归档的外事文件材料，必须用钢笔或黑色碳素笔书写，字迹工整，图样清晰。

（二） 整理组卷

  1.根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、 密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理，组成一个或数个案卷。

  2.出国（境）和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料，按年度分类组卷，将国内和国（ 境） 外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质，分类组卷，各阶段密不可分的材料按正件在前， 附件在后； 印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后排列。

四、外事类档案的管理

每卷档案脊背上填写档案名称（类别+年度+档案内容）， 也可以另行贴上注有档号的标签排架、 保管

 1. 按类别和年度顺序排架。

  2. 根据外事档案的历史价值、 科学价值和使用价值， 将保管期限划分为永久、长期、 短期三种。

五、 外事管理部门档案员职责

  1. 在部门负责人的领导下，安排外事专管员做好外事档案材料的平时积累工作；

  2. 全部门每年年底检查与外事活动有关单位交来的外事文件材料是否完整、系统、准确

  3. 外事专管员将收集、积累的外事文件材料，整理组卷装订，做到组卷合理，编目清楚，标题准确，装订整齐。

附件：上海商学院外事类档案归档范围和保管期限表

附件

上海商学院外事类档案归档范围和保管期限表

一、 综合

序号

类目

名 称

保管期限

1

综合

上级关于外事工作文件材料

长期

2

综合

学校外事工作规章制度、计划、总结、 统计报表、请示与批复、接待外宾记录等

长期或永久

3

综合

外事工作会议材料

长期

4

综合

其他有保存价值的文件材料

长期

二、 出国（ 境）

序号

类目

名 称

保管期限

1

出国（境）

上级对出国（境） 人员 的有关文件材料

长期

2

出国（境）

因公出国（ 境） 考察、 访问及有关人员出国参加国际学术会议、讲学、 进修、 留学等工作计划等

永久或长期

3

出国（境）

因公出国（ 境） 参加国际学术会议、 考察、 访问、 讲学、 进修、科研、 攻读学位人员有关材料及上级主管机关审批材料

长期

4

出国（境）

因公出国（境）出访前的行前教育签到单；团组人员返校后的总结、 汇报、照片等

永久或长期

5

出国（境）        因私出国（境）申请表        长期

三、国际合作与会议

序号        类目          名称             保管期限

1

国际合作与会议    本校完成的国际合作项目合作备忘录      永久

2

国际合作与会议         国际会议的有关材料.      长期

上 海 商 学 院

                           2019年5月9日