上海商学院公文处理规定（2019年修订）
第一章 总则
第一条 依据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号) 、《中共上海市委关于加强和改进新形势下保密工作的实施意见》（沪委发〔2016〕22号）的规定，为使上海商学院公文处理工作规范化、制度化、科学化，结合学校实际情况，修订《上海商学院公文处理规定》（沪商院办〔2014〕33号）。
第二条 本规定所称的公文，包括党和国家各级政府机关，以及上级主管单位通过机要途径或重要会议发给学校党委或行政的各类文件，以及学校在管理过程中所形成的具有特定效力和规范体式的公务文书。公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第三条 本规定适用于学校一级的公文处理。各教学科研单位、职能部门的公文处理，参照本规定执行。
第四条 公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。各单位应高度重视公文处理工作，严格遵守本规定并加强对本单位公文处理工作的指导和检查。
第五条 党委办公室、校长办公室（以下简称党办校办）是学校公文处理的管理机构，负责学校的公文处理工作并指导院系和职能部门的公文处理工作。
第二章 公文种类
第六条 学校的行政公文种类主要有：
(一) 决定。适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位和人员。
(二) 通告。适用于在学校一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
(三) 通知。适用于批转职能部门的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求职能部门和院系办理、周知或者共同执行的事项，公布职能部门或院系内设机构，任免干部。
(四) 通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
(五) 报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
(六) 请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
(七) 批复。适用于答复职能部门和院系请示事项。
(八) 意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(九) 函。适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题。
(十) 纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第七条 学校公文一般由发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）发文单位标识。由发文单位加“文件”组成；联合行文时，主要负责单位排列在前，其他单位以党政群排序。
（二）发文字号。一般由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位发文字号。发文单位代字由党办校办确定。发文顺序号原则上由党办校办统一编制。中共上海商学院委员会和上海商学院联合行文，向上级党委请示、报告的，标注党委的发文字号；向上级行政机关请示、报告的，标注行政的发文字号。
（三）签发人。上行文应当标注签发人姓名。签发人姓名用3号楷体字
（四）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。公文标题用2号小标宋体字，回行时应当做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，排列应当使用梯形或者菱形。
（五）主送。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称，并按照规范排序。
（六）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。结构层次序数依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，正文用3号仿宋体字，一级标题用3号黑体字，二级标题用3号楷体字，三级标题用3号仿宋体字加粗。
（七）附件说明。公文附件的顺序号和名称。在正文下空一行，左空两字标明“附件：”和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号。
（八）发文单位署名。署发文单位全称。
（九）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。
（十）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。
（十一）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
（十二）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十三）抄送。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位。使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称，并按照规范排序。
（十四）印发单位。上海商学院党委办公室、上海商学院校长办公室。
（十五）公开属性。分为主动公开、依申请公开、不予公开三类。
（十六）印发日期。公文的送印日期。
（十七）页码。公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，单页码居右空一字，双页码居左空一字。附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
（十八）公文格式：公文用纸一般采用国际标准A4 型（210mm × 297mm ），左侧装订。校发公文格式纸共分四种：
1.以学校党委名义、以党委和行政联合名义或党委办公室名义发出的公文一律使用“中共上海商学院委员会文件”格式纸。
2.以学校行政名义向上级单位呈送的请示、报告使用“上海商学院文件”格式纸。公文眉首（即位于公文首页红色反线以上的各要素）位于首页公文二分之一处。
3.以学校行政名义向校内发布的决定、通告、通知等，使用“上海商学院文件”格式纸。公文眉首位于首页公文的上端。
4.以学校名义在不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，使用“上海商学院”格式纸。
第四章 行文规则
第八条（行文要求） 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和操作性，严格控制公文数量。凡属以下情况的，不再制发公文：
（一）国家法律法规和党内法规已作出明确规定的。
（二）现行公文仍然适用的。
（三）就某项工作已作出安排部署、有关部门已明确任务的。
（四）对工作表态、没有实质性内容、可发可不发的。
（五）某项工作的政策已经明确，执行过程中出现了新情况、新问题但没有新的措施或办法，只作一般性号召或重申已有规定、要求的。
（六）某项年度活动或工作已印发总体部署文件的。
（七）上级部门已经公开、且不需要学校布置落实或者上级没有进一步工作要求的。
（八）可采用翻印或复印方式转给基层单位的。
（九）使用口头、便函、抄告等非公文形式可办理的。
第九条（行文原则） 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况确需越级行文的，应当同时抄送被越过单位。
第十条（行文种类） 根据发文单位与收文单位之间的行文关系，学校公文分为上行文、平行文和下行文。行文应当遵照以下规定：
（一）上行文。向上级机关的行文，一般用请示、报告、意见等文种。
上行文原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级单位，不抄送下级单位。请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。对涉及校外单位职权范围内的事项，应当先与其协商，取得一致意见后方可行文；经协商不能取得一致意见的，应当列明各方意见及理据，提出倾向性意见，并与其会签后上报。
除上级机关领导同志直接交办的事项和必须直接报送的涉密事项外，原则上不得以学校名义向上级机关领导同志个人报送公文。确需行文的，一般不多头分送；因紧急情况确需分送的，应当在首页注明分送情况。不得以个人名义向上级机关及领导同志报送公文。下级单位的请示事项，如需以学校名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
拟请上级领导同志出席会议活动并讲话时，一般在报送请示的同时附送议程和讲话代拟稿。落实上级领导批示的情况报告，应当附领导批示复印件或在报告中注明批示件批转文号。
（二）下行文。对下级单位的行文，一般用通知、通报、意见、决定、批复等文种。
特别重要的下行文，应当根据工作需要抄送上级机关。严禁下发带有商业推销性质的公文。
（三）平行文。同级或者不相隶属的单位之间行文，一般用函、意见、通知、等文种。
除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不向没有隶属关系的其它院校印发指令性公文或者在公文中提出指令性要求。因特殊情况确需行文的，应当报请市教委批准，并在文中注明已经市教委同意。
对于其它院校或单位征求我校意见的公文，应当按照对等原则以函件形式回复，严禁下属单位或二级学院直接回复。
第五章 发文办理
第十一条 发文办理包括公文的起草、审核、签发、校对、印发等程序。
第十二条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。
第十三条 公文起草应当做到：
（一） 符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文部门意图，并同现行有关公文相衔接。
（二） 一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三） 内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。
（四） 文种正确，格式规范。
（五） 深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（六） 公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。
（七） 部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
第十四条 公文文稿签发前，应当由党委办公室或校长办公室进行审核。审核的重点是：
（一） 行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二） 内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文部门意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
（三） 涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（四） 文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（五） 其他内容是否符合公文起草的有关要求。
第十五条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。
第十六条 公文应当根据属性经学校负责人或分管校领导审批签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。
第十七条（公文校对） 经校领导签发的公文，主办部门负责对公文进行最后的校对确认。部门校对时不得擅自修改已签发的公文内容，如有疑义及时送党办校办复核，有重大修改需重新报批。
第十八条（公文印发）由党办校办登记编文号后,按规范的公文格式打印。公文印发要保证质量和时效，并厉行勤俭节约。内部文件应当在符合保密要求的场所印制，发放也应作好公文编号和签收记录。
第六章 收文办理
第十九条（收文程序） 党办校办归口办理受理单位为中共上海商学院委员会或者上海商学院的公文。收文办理主要程序是：
（一）收件。对收到的公文应逐件清点，检查文件袋有无破损，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。
（二）登记。公文即收即拆，并进行分类编号、登记，记载公文的主要信息。各单位参加有关会议带回的重要文件，应及时交党办校办登记、存档；如需传阅，按公文处理。
外单位通过机要途径传递的涉密公文，由专人通知机要秘书确认，确认完毕后对涉密公文进行清点、签收、登记、编号后保存于党办校办密码文件柜。外单位人员直接携带至本校，或本校人员直接从外单位携带回的涉密公文，必须当天交予机要秘书，进行清点、签收、登记、编号后保存于密码文件柜。
（三）批办。党办校办负责人根据公文内容、要求和工作需要，提出拟办意见，呈校领导阅批。需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位。
（四）传阅。阅时注意文件的保管和保密，阅后签署姓名、日期，对重要文件要有明确的阅批意见。如因外出不能及时阅文，应在外出前将文件退回，以便及时转送他人阅办，因外出未阅的文件待回校后补阅。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知，不得擅自扩大或缩小传阅范围。
（五）承办。承办单位对交办的公文应当及时办理。法律法规有明确规定或者来文有明确时限要求的，应当在规定时限内办理完毕。对下级部门的请示事项，主办单位一般应在接到公文之日起20个工作日内回复或说明情况，严禁积压、延误、漏办。
（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。
（七）答复。对需要答复的公文，应当及时将办结结果告知来文单位。
（八）借阅。涉密公文的借阅要严格履行手续。因工作需要借阅涉密公文，必须填写《上海商学院涉密文件借阅审批单》，经本部门领导同意，党办校办负责人审批。涉密公文应在阅文室借阅，填写《上海商学院涉密文件借阅登记表》，并当天归还，不得带出阅文室。阅文不得对公文进行涂画、折损，不得私自摘录、复印和引用，不得擅自发给他人传阅或向外传播，不得带回住宅或公共场所。未经批准不得擅自扩大借阅范围，以确保涉密公文的安全。
第七章 公文管理
第二十条（公文归档） 公文须按上级、学校档案管理工作要求及时立卷、归档。需要归档的公文及相关材料，应及时收集齐全、整理归档。非密文件每年送档案室存档。
第二十一条（公文销毁） 公文按照上级相关规定进行销毁。销毁文件必须严格履行审批登记手续，由党委办公室、校长办公室二人以上到指定地点监督销毁，确保文件不丢失、不漏销。个人不得私自销毁公文、不得留存涉密公文。
第二十二条（涉密公文管理） 涉密公文应当按照所定密级严格管理。需要变更或者解除密级的，应当由学校党办校办（保密部门）履行相关程序。未经发文单位或者其上级机关同意，不得转发外单位涉密公文，不得变更密级、保密期限。涉密公文内容在解密前均不得在无密的文件、简报资料、刊物、网站等使用。涉密公文的传达要在符合保密要求的会议室集中进行，传达时不得录音、录像和记录，不得进行新闻报道。
第二十三条（公文的复制和汇编）涉密公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，机密级、秘密级公文应当符合有关规定并经学校党政领导批准，绝密级公文应当经发文机关或者其上级机关批准。涉密公文应当在符合保密要求的场所复制，复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。复制、汇编涉密公文，应当符合保密规定。复制、汇编的涉密公文视同原件管理，汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
第二十四条（公文的撤销和废止） 公文的撤销和废止，由发文单位或者其上级机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第二十五条（公文的移交和清退）公文按照上级相关规定进行清退。工作人员离岗离职时，所在处室应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第八章 责任追究
第二十六条（公文处理责任追究） 实行公文处理责任追究制度。有以下情形并造成不良后果的，须责令补救修正，视情予以通报，情节严重的，对相关责任人予以问责。
（一）未履行审核把关职责或者审核把关不严的；未按规定时限办理，或者违反公文处理程序的；未履行会签程序，或者会签单位存在不同意见未说明情况的。
（二）未按规定进行风险评估或者合法性审查的；涉密文件未定密审核的；未正确标注公开属性的。
（三）以部门名义下发政策性、指令性公文的。
（四）借阅文件造成泄密、文件严重损坏、丢失的。
（五）其他违反公文处理规定的行为。
第九章 附则
第二十七条 本规定执行中，如遇上级有新的规定，按上级规定执行。
第二十八条 本规定由党办校办负责解释。
第二十九条 本规定自印发之日起施行，原《上海商学院公文处理规定》（沪商院办〔2014〕33号）同时废止。
上 海 商 学 院
2019年4月2日
