沪商院办〔2012〕10号

关于印发《上海商学院因公短期出国（境）工作管理办法》的通知

各部门：
       现将《上海商学院因公短期出国（境）工作管理办法》印发给你们，请认真贯彻执行。
 

                                                                          上  海  商  学  院
                                                                          二○一二年一月八日

上海商学院因公短期出国（境）工作管理办法（试行稿）

结合上海市贯彻《关于进一步加强因公出国（境）管理的若干规定》的实施细则（试行）和市外办《关于做好年内因公出国（境）管理工作的通知》的要求，为了规范我校出国组团的申报程序和经费管理，特制订以下管理办法：  

第一条    因公出国（境）管理的职能部门  外事办是管理本校人员因公短期出国（境）的职能部门。其主要职责为：汇总和编制因公短期出国（境）的年度计划；受理部门和个人计划外短期出国（境）的申请；审核和报批因公出国（境）团组的计划；办理因公护照、签证等其他有关手续。

第二条  因公短期出国（境）组团计划的提出和确定。因公短期出国（境）是指在国外停留少于10天的访问和考察、以及培训、交流、项目洽谈、参加学术会议、讲学等。

 每年的第四季度各二级学院、各部门根据业务工作和对外合作与交流的需要提出下一年度的出访计划和预算，交外事办汇总。外事办梳理后，上报校长办公会议讨论并确定下一年度的出访计划和预算。

因公出国任务，原则上都应该使用因公护照，特殊情况需要使用因私护照的应在申请报告中说明。

严格控制由我校承担经费的参加其他单位组团的出访任务。各二级学院、部门及个人如受到国（境）外机构或个人邀请，或得到上级部门，其他单位的组团出访通知，在认为确有必要的情况下，须以部门报告形式书面申请，经外事办审核报主管校长审批。报送上级部门或组团单位的复函由外事办办理。各学院、部门及个人不得擅自对外承诺或向组团单位报送名单。

第三条  使用因公普通护照出国的计划外的组团申请原则上不受理，确因工作需要执行计划外出国（境）任务的，应在本部门、或本二级学院总量不变的情况下进行调整。

第四条  因公短期出国（境）任务的审批程序和内容

（一）组建因公短期出国（境）团组的部门、二级学院应向外事办行文申请；

（二）经外事办审核后行文报主管校领导批准；

（三）校级领导（局级）上报市经信委批准；

（四）上报市政府外事办公室办理出国任务批件。

申请出国部门、二级学院需按要求详细填写校内“因公短期出国（境）申请表”，并附邀请函（原件）及其翻译件等有关材料。校内申请表必须填写清楚：国际旅费、食宿费、零用费、备用金、公杂费等预算费用和日程安排。外事办负责填写“因公出国（境）任务申请表”，并通过“上海市因公出国（境）管理信息系统”按规定流程办理。

第五条 因公出国（境）任务经市政府外事办公室批准后下达任务批件，凭此件办理因公护照。

申办因公护照时需填写上海市申请出国护照签证事项表及白卡，交纳规定标准和数量的本人近照（48*33 mm二张）以及身份证复印件。申办签证须由本人填写邀请方国家的签证申请表。

 第六条  因公短期出国（境）的政审。办理出国（境）的政审件或备案表是因公出国的必需手续，也是申办因公护照的必要条件，我校人员的因公出国政审文件由干部人事处统一办理。

第七条  因公短期出国（境）的经费

因公短期出国经费使用标准按财行（2001）73号文件规定执行，此规定为上限标准，不得超出。

（一）出国（境）经费管理

 1、学校鼓励由外方资助的出国任务；

 2、出国（境）的费用根据人员情况处理：原则上，校级领导由学校出国经费支付，其他人员出国经费由学校支付三分之一，其余部分由所在二级学院（部门）或个人承担；

 3、学术交流(国际会议)的费用由出国人员所在部门课题费和科研经费支付；

 4、中外合作项目因公出国（境）的费用按中外合作项目的协议条款办理；

 5、出国人员按规定必须办理的因公护照的费用、签证费用、在国外期间的各类保险费用等，参照出国经费的出资渠道及比例支付；

 6、未涉及的情况需另报主管校领导批准；

 7、各二级学院、各部门在提交出国任务申请时，必须根据相关规定作好经费预算，落实经费来源，并经财务处认可。如需使用科研费或内涵建设费等，另需经相关部门审核。

（二）因公出国（境）经费申请流程

需要使用外汇的本校组团出国（境）人员，在任务批件下达后根据规定用汇标准，按规定进入下列流程：

1、财务处填报《用汇申请表》；

2、财务处和出国人员持任务批件和《用汇申请表》到市财政局审核，并前往指定的中国银行兑换外币；

3、出国人员也可以直接去各大银行兑换外币

（三）出国费用报销流程

1、回国后出国人员凭有效票据到财务处办理《用汇费用核销表》；

2、财务处前往市财政局审核《用汇费用核销表》； 

3、前往指定的中国银行兑换多余外币；

4、到财务处报销有关费用、结帐。

5、出国费用报销在提交出访小结后办理。

出国（境）人员行前应了解费用核销的各项规定和要求。超过标准的支出及因票据遗失的后果由出国（境）人员自负。

委托旅行社办理的国外行程费用，应该控制在财政部规定的标准内执行。

由校外单位组团的，按组团单位的要求执行。

第八条  因公短期出国（境）任务完成后的出访小结。完成公派出国任务回国后，因公护照七个工作日内交由外事办统一保管，十个工作日内提交出访小结。

第九条  本办法由外事办负责解释。

第十条 本办法自2011年12月1日起实行。

附件：1.流程图

2. 因公短期出国或赴港澳申请表

3. 请示格式/邀请信

4. 因公护照/通行证申请卡

5. 部分国家经费标准

1.流程图

因公短期出国（境）校内工作流程图

因公出境办理护照、签证校外工作流程

2. 因公短期出国（境）申请表

因公短期出国（境）申请表

 出境事由：

注意事项：

1.此表只适用于60天以内因公出国，详细认真填写本表

2.附邀请信外文和中译文复印件一式三份

3.回国后在10天内将护照和出访小结交至外事办

4.请用钢笔填写本表

3.请示格式

请示件格式

请示件要求

出访请示行文规范：

（1） 请示文件有文号、签发人、加盖公章；

（2） 附邀请函、国外活动日程人员名单及参团单位同意函。

出访请示内容

（1） 详实的出访目的及任务；

（2） 国外发邀单位的名称；

（3） 拟出访日期和在外停留时间；

（4） 出访费用来源；

（5） 出访人员名单，包括姓名、性别、出生日期、职务或职称。

请示件范文

上海商学院XX学院/处室

关于XX同志前往XX(国家或香港) 的请示

外事办:

     应××××××(国家或港澳)×××××公司(单位)的邀请,我学院/处室拟派×××(写明真实身份,不宜对外公开的,还需写明对外身份)等×人,于××××年×月前往××××××(国家或港澳)。

 一、 出访的主要任务

    (一)×××××××

    (二)×××××××

    (三)×××××××

 二、 出访的时间和费用:

    拟订于×月×日至×月×日出访，在外停留X天。出访费用由派人单位（或外方）负担。以上请示，妥否，请批示。

 附：1、出访人员名单

         2、××（国家或港澳）××公司（或单位）邀请函

3、×× (国家)××公司（或单位）简介

邀 请 函

邀请函要求 

须发自邀请方本上。如是传真件，该件边头必须附有传真日期、传真号、单位网址及E-mail信箱。前往免签国家必须提供邀请函原件。并提供准确的中文翻译打印件。

邀请函内容

（1） 邀请单位名称、地址、电话号码及传真号；

（2） 被邀请单位名称；

（3） 被邀请人姓名、性别、出生年月、工作单位、职务；

（4） 出访目的；

（5） 出访时间及在外停留时间；

（6） 出访的费用由谁负担；

邀请人的签名（手签）。

部门（盖章）

××××年×月×日

4.因 公 护 照 / 通 行 证 申 请 卡

5.部分国家经费标准

出访部分国家经费标准