| 主题词：外事工作 国际学术会议 管理 印发 通知 上海商学院校长办公室 2008年10月22日印发 （共印45份） 上海商学院国际学术会议的组织与管理办法 为了规范学校国际学术会议的管理工作，特制定本办法。 第一条 申请条件 （一）国内主办的双边或多边国际学术会议，应能反映国际先进水平，对促进学科建设、专业水平的提高，开拓新领域，以及扩大我校在国内外的影响发挥作用； （二）凡以上海商学院的名义在国内主办的双边或多边国际学术会议，必须由二级学院、处室或学校为申报单位，不得由个人提出申报； （三）属研讨性的国际会议，举办单位能组织具有一定数量和质量的学术论文。 第二条 申报材料 （一）国际会议的中英文名称； （二）主办单位和承办单位的中英文名称； （三）会议的宗旨、目的、背景、主题、专业内容、形式等简要介绍； （四）举办时间、地点、会议日程； （五）会议人数和被邀请者的有关情况（姓名、性别、国别、职务、职称、所在单位、学术专长等）； （六）经费来源； （七）联系人； （八）可行性报告。 第三条 审批 （一）受理部门。校长办公室是我校申办国际学术会议的归口管理单位，负责学校各有关单位申办国际学术会议和海峡两岸学术会议的报批工作。会议主办或承办部门一般应在至少六个月前向学校校长办公室提出书面报告，并填写《上海商学院学术研讨会申报表》，由校长办公室专文呈报主管部门审批。待收到主管部门批复后，会议主办单位即可进行会议准备工作。 （二）审批程序： 1、一般性学术会议，且不涉及政治敏感问题。 （1） 申请提交时间：主办或承办单位一般应在会期前三个月提出书面报告，并填写《上海商学院学术研讨会申报表》，交校长办公室； （2）会议审批：由科研处负责审核，校长办公室审阅并报分管校长会主管校长批准后，以学校名义行文报请上海市经委外经处同意，请市政府外事办或台办审批； （3）会前提交资料：国际会议申请表（中文）、会议日程、拟参会人员名单、会议经费预算表； （4）会后补交材料：实际参会人员名单、会议总结报告（中文）、会议文集以及会议期间形成的一些重要资料，并填写《上海商学院学术研讨会小结表》； （5） 有关国际会议的重要资料，由会议主（承）办部门整理、立卷，并交校办档案室保存。 2、重大国际会议。会议主题涉及政治敏感问题或中外方参会代表中有重要政界人物；系列性的国际组织会议且国际影响较大。 （1）申请提交时间：主办或承办单位一般应在会期前六个月提出书面报告，并填写《上海商学院学术研讨会申报表》，交校长办公室; （2）会议审批：由校长办公室报上海市人民政府外事办，并由上海市政府外事办转呈国务院有关部门审批; （3）会前提交资料：国际会议申请表（中文）、会议日程（中文）、拟参会人员名单（中文）、会议经费预算表; （4） 会后补交材料：实际参会人员名单、会议总结报告（中文）、会议文集以及会议期间形成的一些重要资料等，并填写《上海商学院学术研讨会小结表》; （5）国际会议期间形成的重要资料，由会议主（承）办部门整理、立卷，并交校办档案室保存。 第四条 协调管理 （一）学校鼓励和支持各二级学院、处室举办国际和海峡两岸学术会议; （二）会议主办部门在收到上级主管部门批复后，应尽快组成学术委员会和组委会、筹委会，其成员应有一定的学术地位和组织能力，能承担会议的学术活动及其它会务活动的具体工作; （三）举办国际学术会议所需住宿、用餐、会议用房、用车等事项，由会议主（承）办部门与校内有关部门协商解决; （四）举办部门应认真做好会议的各项工作; （五）国际会议有关文字材料、重要照片、论文等由主（承）办部门负责收集、整理、立卷，并交校办档案室保存归档; （六）国际学术会议结束后，主（承）办部门应将会议总结报校长办公室。 第五条 会务及注意事项 （一）主（承）办部门要组织力量对与会代表送交的论文进行认真审查，对有政治性错误内容的论文，应及时要求改正或取消论文在会议上发表； （二）主（承）办部门应遵守外事纪律，坚持内外有别原则，严格遵守保密制度。凡涉及敏感及不明事宜应及时与校长办公室联络，不得随意对外表态； （三）若会议级别较高，拟邀请国内外重要人士参会，主办（承）部门应提前三个月将人员名单及背景材料报校长办公室，由校长办公室协调安排接待及校领导会见等事宜； （四）若请学校领导参加开幕式并讲话，主（承）办部门应于会议召开前十个工作日将会议详细日程及讲话稿报校长办公室，由校长办公室负责统一安排； （五）主（承）办部门应对与会代表的接送、食宿、交通等会务工作做出周密安排，确保与会代表安全； （六）主（承）办部门应注意收集、保存与会议有关的文字材料、重要照片、录音录像、论文集等，会议结束后连同会议总结等进行整理、立卷，并交校办档案室保存； （七）举办国际会议应厉行节约，严格按照有关规定，限定经费开支范围和开支标准，不得以盈利为目的； （八）对主办或联合主办高水平的国际学术会议，学校将予以资助。 第六条 会议审核的解释权在科研处，会议报批的解释权在校长办公室。 第七条 本办法自2008年10月1日起施行。 上海商学院学术研讨会申报表  上海商学院学术研讨会小结表  | 